《一流工作者都在用的待办清单》: 掌握10个原则,带你脱离待办事项苦海
2020年10月15日
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《一流工作者都在用的待办清单》: 掌握10个原则,带你脱离待办事项苦海

撰文 MaxJames・編輯|Lexi Hsu

本文为「方格子直送」计划合作转载,未经允许请勿转载



《一流工作者都在用的待办清单》: 10原则,带你脱离待办事项苦海!
 


 

待办清单应该是最广为人用的时间管理工具之一。但你是否常常列了一堆清单,却无法有效完成,反而被堆积如山的任务给压得喘不过气呢 其实,你并不孤单

根据生产力App 开发商 iDoneThis所提供的调查数据: 居然有41%的待办事项从未被完成。把要做的事列下,再一一完成,乍看应是很有生产力的模式才对。究竟为什麽许多待办清单总是失效呢
今天想谈的是这本《一流工作者都在用的待办清单》。作者深入解析了待办清单这项工具,拆解出常见问题,并给出解方,带你设计能真正完成的待办清单。


【7大待办清单地雷】

首先,作者整理出了7大地雷,大家可以对对看自己是否踩到而不自知:


1. 误解待办清单的目标

为什麽要建立待办清单呢 你可能会说: 「要完成任务阿。」基本上没错,但更聚焦的说,待办清单应该要能管理任务专案和凸显重要事情。简单讲,就是确保你完成正确事情的工具,而不是要帮助你完成所有事项。

2. 忽略截止日期

如作者所言,没有截止日期的待办清单,就是一个愿望清单而已。没有时间压力,往往就不会真正有作为。

3. 清单太长

过长的清单,乍看很详细,面面俱到,但往往只会分散自己的注意力。一旦没能力完成,就彷佛每个项目,都在提醒自己是多麽的失败。不但不切实际,而且会让自己相当沮丧。 同时,太多清单,也意味着太多选择。这会造成所谓决策疲劳的现象。最终,反而会造成决策趋避,也就是逃避选择,反而去做其他杂事,像是看脸书、滑IG。

4. 清单变异性过多

清单范围太广,比方说,三分钟就能完成的任务被放在三周才能完成的事项旁。简言之,各任务没有关联,变异性过大,无法聚焦。

5. 没有为任务加上情境脉络

没有相关脉络说明,你很难知道那些任务值得你的关注。比方说,如果你只写下: 打给客户。那究竟是今天要打还是明天 要讲多久 谈话的细节、目标又是什麽

6. 定义过於广泛

如果你写下「架设部落格网站」这个待办事项,其实一点帮助也没有,因为你毫无头绪,也不知道要如何执行。这其实是属於一个专案的等级,需要许多任务组合才能达成。

7. 任务没有与特定目标连结

比方说,许多人会写下: 今天要去健身房重训1小时。乍看很具体,可执行,但往往却从未达成。原因就是,你并没有将这任务与你的长期目标连结。重训的目标是为了更健康 让体态更好 还是你只是看大家都在重训就跟风





★检查一下自己的待办清单是否踩到这些地雷呢

【10大待办清单原则】

为了扫除这些待办清单地雷,作者提出待办清单的10大原则,厘清盲点,帮助大家脱离待办清单苦海。


1. 区隔当前任务与未来任务

不要一股脑把所有待办都写在同一份清单中,而是要根据进行时间来做区分。作者建议将当天需要完成的任务写成一份每日待办清单 (当前),其他则移到另一份总清单 (未来)中。这样便可专注在当天的行动上。

2. 根据预期成果定义任务

很多时候会无法推动待办事项,往往是不知道其目的是什麽,而选择拖延。最简单的做法就是将待办任务赋予原因。比方说,写下打电话给父母。可以加上理由: 是单纯问候 或是想邀他们周末共进晚餐

3. 把专案拆解成多项单独任务

过大的待办事项,需要去拆解成可完成的任务步骤。不然,在没有足够时间或精力的情况下,往往就会选择拖延。比方说,今天写完部落格文章,可以先拆成今天写完文章开头。

4. 为每项任务设定截止日期

如上述说的,任务需要有截止日。但作者也强调,截止时间其实是弹性的,不用太精确,像是「八月底」这样的设定就足够了,可再依实际状况更改。重点是要给自己承诺,并思考自己提出这个时间的理由是什麽。

5. 把当前任务限制在七项

这点其实要搭配後面提到的批次清单来使用。作者建议需要花15分钟以上完成的任务,才把它列入待办清单中,其他短任务就通通整理到批次待办清单中。少於七项才不会对自己造成太大压力,也才能逼自己思考什麽事项是真正重要的。

6. 依据专案、类型或地点来管理任务

作者认为要针对不同情境,建立情境清单 (与每日清单独立开来)。建议可以针对专案、类型和地点建立不同清单。比方说,帮写部落格建立一个独立的待办清单。区分分析型或是创造型工作,建立个别清单。或是针对在办公室这个情境建立清单。

7. 删去清单上不必要的任务

像是「我要减肥」这样的任务,便需要删去,因为太过笼统,不知道怎麽执行。像这样的愿望型任务,应该要用专案来解决,而不是把它当待办事项列下。 此外,也要思考任务本身的重要性,厘清自己真正要的是什麽,将不是真心想做的事果断删除。

8. 估计完成每项任务所需的时间

估计任务用时,可以帮助你选择每日清单上的任务,让你更好的规划每天的行动。如果只是单纯将事项写下,最後才发现时间不足,无法全部完成,那许多待办事项就变成了不办事项。

9. 使用主动式动词引导每项任务

作者认为使用像是启动、购买、完成、检查、打电话这类具体的动词来书写待办事项,可以增加执行驱动力。比方说,写下与父母共进早餐,就缺乏动词。可以改写成: 打电话给父母,安排早餐时间。

10. 留意哪些任务需要其他资源的投入

有时候并不是事情很重要就能优先做,需要有相关资源配合。比方说,你负责完成的应收帐款报告,可能会需要销售部门同事提供资料。作者建议,可以将需要的资源细节直接写在待办事项旁,方便参考。





【8大待办清单有效运作要诀】

如果你遵循上述原则建构清单系统,那现在你应该会有三种清单: 总工作清单、情境清单和每日待办清单,相信这已经能大幅增加任务执行力。 但要确保这套任务系统顺流畅运作仍需要一些小撇步,这里作者介绍了8项帮助你维持有效待办清单的要诀。

1. 把「微型任务」列在批次处理清单上

前面提到小於15分钟的任务,可以整理在一起。如此,你便可以设定一段时间,专心处理这些杂事,将他们一网打尽。

2. 对挫败保持警觉

任务管理系统最要命的威胁,就是力不从心感。作者警告,如果让这些感受在脑里生根,将会浇熄你的动力并阻碍你的创造力。因此,当你有这样的感受时,就必须检视自己的任务系统是否需要整顿了。

3. 根据情境定义你的清单

这部分其实在上述的步骤6,已经讲过了。但是作者觉得这个概念值得再重复说一次 (我觉得不用...),这里就不赘述了。

4. 进行每周回顾

对待办清单的回顾,是许多人会忽略的一环。但这可以帮助你评估各项目标进展,并重新排定任务的优先顺序。作者会在周日晚上进行每周回顾,建议大家可以选一个自己有空的时段专心的来做回顾。

以下是作者建议的11项每周回顾步骤:

a. 收集所有待办清单,包括总清单和情境清单
b.将想到的新任务或专案加到总清单
c. 将新专案拆成任务
d.根据情境分类新任务
e.清空各类收件匣,比方说你的电子信箱
f.审查总清单和情境清单,删去不需要的任务
g.留意重要且紧急的任务,将它们标为每日待办清单的候选事项
h.留意需要等待他人提供资源的任务,写下预计收到资料的时间,以利追踪
i.检查当前高价值任务的截止日期
j.为新增到总清单和情境清单中的新任务,设定截止日期
k.查看下一周行事历,根据可用时间建立每日待办清单

5. 更新你的目标清单

上面提到,需要把任务和目标连结。这里可以参考《Goals!没有目标,你哪里都到不了!》中给的建议来建立目标。有了具体目标并更新回顾,可以帮助你更有动力完成待办清单上的任务。

6. 避免陷入方法论的困境中

在时间管理领域,由於资讯爆炸的关系,往往会让人陷入方法论困境,不知道要怎麽选择、整合并应用。作者提醒,任何生产力系统,都是为了帮助你如期完常正确的事情。不要迷失在方法论中,而忘记了这最基本的初衷。

7. 建立且遵循适合你的系统

没有完美的系统,只有适合自己的。对他人有用的方法,可能你就是无法操作。重点是: 你的系统应该能帮助自己让工作流程更顺畅。

8. 持之以恒

不管有了再好的系统,无法持之以恒,一切就是徒然。要建立一套可以顺利运作的系统,而不是压垮自己的系统。




★任何系统都应该是帮助自己而非压垮自己

【总结】

总的来说,作者在书中点出许多待办清单盲点,也提出解决办法。同时,书末也贴心提供练习册,让你可以有所依循的来修改自己的待办系统。

很喜欢作者说的: 「不追求完美,跌倒後站起来就好,并试者找出原因。」完美的系统是不存在的,能做的就是不断学习并调整。
任务管理的重点并不是系统本身,而是藉系统性的规划,一步步接近自己的目标。

如果你是刚开始学习时间管理技巧,这本书可以提供你简要的执行方向。如果你已经有一套可运作系统,这本书也可以给你一些优化的想法。愿大家都能找到最适合自己的模式罗!


 


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      2. 依《消费者保护法》规定,网路交易之商品,买受人得于收受商品后七天内退回商品。惟下列商品仅得于商品有瑕疵之情形退回,并不适用前述《消费者保护法》之规定:
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        • (4) 依照会员所要求或注明的规格、需求或时间,所订制、调整或送达的商品。
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    5. 删除您的个人资料。
    6. 您的拒绝接受行销。

    注意事项

    如您不同意提供个人资料或删除或停止搜集、处理、利用或国际传输您的个人资料,您膫解本公司或公系企业可能因此无法进行核卡资格审核及相关处理作业或提供您完善的服务、或必须采取停卡措施,尚请见谅。

  • 诚品会员卡使用规则

    消费/诚品点累计规则

    1. 消费时须出示实体卡、官方行动版会员卡、或提供身分证字号(外籍会员恕不适用)、行动电话号码进行身分确认,方可累计消费金额或诚品点,单笔交易金额NT$40元1点。 (仅诚品人会员有点数累计)
    2. 于网路书店之消费请先注册网路帐号,消费累计金额、次数、诚品点,以发票日为计算基准。
    3. 诚品点有效期限:每笔消费累积之诚品点皆可使用至次年年底,惟会员资格失效点数即同时消失。 (举例:诚品人会员于2017年所得诚品点,将于2018年12月31日自动失效因故无法累计消费金额及诚品点时,请于消费日起7天内携带消费发票正本及诚品人会员卡至全台诚品各门市服务台补登消费累计。
    4. 消费累计金额、次数与诚品点以折扣后所支付实际交易金额为计算基准,于消费日2个工作天内汇入个人帐户,下列项目不列入消费累计金额:
      • 购买礼券之金额(持未开发票礼券之消费可纳入累计)
      • 代收款项(如两厅院售票、停车费)
      • 非诚品表演厅主办之节目票券及公关票券(票价为10元或票券上印有贵宾券字样)之购票金额
      • 诚品会员付费入会费用NT$2,000元
      • 退货之消费累计将自动扣除

      ◎遗失补卡之工本费可列入金额、次数与点数累计。

    诚品点折抵方式

    1. 诚品人会员持实体卡、官方行动版会员卡或本人台湾身分证正本(外籍网路会员恕不适用)可进行折抵,外籍会员仅适用出示实体卡、官方行动版会员卡,至全台各门市消费,每10点诚品点可折抵消费金额NT$1元,亦可于网路书店兑换相关商品。
    2. 诚品点折抵,网路书店及松烟影院须全额折抵,部分专柜恕不配合点数折抵,相关折抵办法以活动现场或网站标示为准。
    3. 诚品点数限于结帐时折抵使用,不得要求折换现金或转移。
    4. 点数一经折抵,若有任何问题,需经2个工作天方可返还。
    5. 为维护会员权益,如系统产生异常状况时,诚品将暂停该卡点数兑换或折抵功能;异常状况解除时,诚品随即恢复开通点数兑换或折抵功能。
    6. 会员应善尽会员卡保管责任,任何已折抵之点数除取消订单或退货外,均无法退回点数。

    ◎本公司保留随时变更使用规则之权利,最新使用规则请以门市或网站公告为准。

    如持卡人有任何违反诚品会员约定条款、消费累计、消费积点与点数折抵规则之情形,经本公司就个案认定,认为情节重大,本公司有权立即停止持卡人一切权益,并取消持卡资格,持卡人不得有异议。

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