《一流工作者都在用的待辦清單》: 掌握10個原則,帶你脫離待辦事項苦海
2020年10月15日
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《一流工作者都在用的待辦清單》: 掌握10個原則,帶你脫離待辦事項苦海

撰文 MaxJames・編輯|Lexi Hsu

本文為「方格子直送」計劃合作轉載,未經允許請勿轉載


 

待辦清單應該是最廣為人用的時間管理工具之一。但你是否常常列了一堆清單,卻無法有效完成,反而被堆積如山的任務給壓得喘不過氣呢? 其實,你並不孤單

根據生產力App 開發商 iDoneThis所提供的☞調查數據: 居然有41%的待辦事項從未被完成。把要做的事列下,再一一完成,乍看應是很有生產力的模式才對。究竟為什麼許多待辦清單總是失效呢?
今天想談的是這本☞《一流工作者都在用的待辦清單》。作者深入解析了待辦清單這項工具,拆解出常見問題,並給出解方,帶你設計能真正完成的待辦清單。

 

【7大待辦清單地雷】

首先,作者整理出了7大地雷,大家可以對對看自己是否踩到而不自知:


1. 誤解待辦清單的目標

為什麼要建立待辦清單呢? 你可能會說: 「要完成任務阿。」基本上沒錯,但更聚焦的說,待辦清單應該要能管理任務專案和凸顯重要事情。簡單講,就是確保你完成正確事情的工具,而不是要幫助你完成所有事項。

2. 忽略截止日期

如作者所言,沒有截止日期的待辦清單,就是一個願望清單而已。沒有時間壓力,往往就不會真正有作為。

3. 清單太長

過長的清單,乍看很詳細,面面俱到,但往往只會分散自己的注意力。一旦沒能力完成,就彷彿每個項目,都在提醒自己是多麼的失敗。不但不切實際,而且會讓自己相當沮喪。 同時,太多清單,也意味著太多選擇。這會造成所謂決策疲勞的現象。最終,反而會造成決策趨避,也就是逃避選擇,反而去做其他雜事,像是看臉書、滑IG。

4. 清單變異性過多

清單範圍太廣,比方說,三分鐘就能完成的任務被放在三周才能完成的事項旁。簡言之,各任務沒有關聯,變異性過大,無法聚焦。

5. 沒有為任務加上情境脈絡

沒有相關脈絡說明,你很難知道那些任務值得你的關注。比方說,如果你只寫下: 打給客戶。那究竟是今天要打還是明天? 要講多久? 談話的細節、目標又是什麼?

6. 定義過於廣泛

如果你寫下「架設部落格網站」這個待辦事項,其實一點幫助也沒有,因為你毫無頭緒,也不知道要如何執行。這其實是屬於一個專案的等級,需要許多任務組合才能達成。

7. 任務沒有與特定目標連結

比方說,許多人會寫下: 今天要去健身房重訓1小時。乍看很具體,可執行,但往往卻從未達成。原因就是,你並沒有將這任務與你的長期目標連結。重訓的目標是為了更健康? 讓體態更好? 還是你只是看大家都在重訓就跟風?





★檢查一下自己的待辦清單是否踩到這些地雷呢
 

【10大待辦清單原則】

為了掃除這些待辦清單地雷,作者提出待辦清單的10大原則,釐清盲點,幫助大家脫離待辦清單苦海。


1. 區隔當前任務與未來任務

不要一股腦把所有待辦都寫在同一份清單中,而是要根據進行時間來做區分。作者建議將當天需要完成的任務寫成一份每日待辦清單 (當前),其他則移到另一份總清單 (未來)中。這樣便可專注在當天的行動上。

2. 根據預期成果定義任務

很多時候會無法推動待辦事項,往往是不知道其目的是什麼,而選擇拖延。最簡單的做法就是將待辦任務賦予原因。比方說,寫下打電話給父母。可以加上理由: 是單純問候? 或是想邀他們周末共進晚餐?

3. 把專案拆解成多項單獨任務

過大的待辦事項,需要去拆解成可完成的任務步驟。不然,在沒有足夠時間或精力的情況下,往往就會選擇拖延。比方說,今天寫完部落格文章,可以先拆成今天寫完文章開頭。

4. 為每項任務設定截止日期

如上述說的,任務需要有截止日。但作者也強調,截止時間其實是彈性的,不用太精確,像是「八月底」這樣的設定就足夠了,可再依實際狀況更改。重點是要給自己承諾,並思考自己提出這個時間的理由是什麼。

5. 把當前任務限制在七項

這點其實要搭配後面提到的批次清單來使用。作者建議需要花15分鐘以上完成的任務,才把它列入待辦清單中,其他短任務就通通整理到批次待辦清單中。少於七項才不會對自己造成太大壓力,也才能逼自己思考什麼事項是真正重要的。

6. 依據專案、類型或地點來管理任務

作者認為要針對不同情境,建立情境清單 (與每日清單獨立開來)。建議可以針對專案、類型和地點建立不同清單。比方說,幫寫部落格建立一個獨立的待辦清單。區分分析型或是創造型工作,建立個別清單。或是針對在辦公室這個情境建立清單。

7. 刪去清單上不必要的任務

像是「我要減肥」這樣的任務,便需要刪去,因為太過籠統,不知道怎麼執行。像這樣的願望型任務,應該要用專案來解決,而不是把它當待辦事項列下。 此外,也要思考任務本身的重要性,釐清自己真正要的是什麼,將不是真心想做的事果斷刪除。

8. 估計完成每項任務所需的時間

估計任務用時,可以幫助你選擇每日清單上的任務,讓你更好的規劃每天的行動。如果只是單純將事項寫下,最後才發現時間不足,無法全部完成,那許多待辦事項就變成了不辦事項。

9. 使用主動式動詞引導每項任務

作者認為使用像是啟動、購買、完成、檢查、打電話這類具體的動詞來書寫待辦事項,可以增加執行驅動力。比方說,寫下與父母共進早餐,就缺乏動詞。可以改寫成: 打電話給父母,安排早餐時間。

10. 留意哪些任務需要其他資源的投入

有時候並不是事情很重要就能優先做,需要有相關資源配合。比方說,你負責完成的應收帳款報告,可能會需要銷售部門同事提供資料。作者建議,可以將需要的資源細節直接寫在待辦事項旁,方便參考。




 

【8大待辦清單有效運作要訣】

如果你遵循上述原則建構清單系統,那現在你應該會有三種清單: 總工作清單、情境清單和每日待辦清單,相信這已經能大幅增加任務執行力。 但要確保這套任務系統順流暢運作仍需要一些小撇步,這裡作者介紹了8項幫助你維持有效待辦清單的要訣。

1. 把「微型任務」列在批次處理清單上

前面提到小於15分鐘的任務,可以整理在一起。如此,你便可以設定一段時間,專心處理這些雜事,將他們一網打盡。

2. 對挫敗保持警覺

任務管理系統最要命的威脅,就是力不從心感。作者警告,如果讓這些感受在腦裡生根,將會澆熄你的動力並阻礙你的創造力。因此,當你有這樣的感受時,就必須檢視自己的任務系統是否需要整頓了。

3. 根據情境定義你的清單

這部分其實在上述的步驟6,已經講過了。但是作者覺得這個概念值得再重複說一次 (我覺得不用...),這裡就不贅述了。

4. 進行每周回顧

對待辦清單的回顧,是許多人會忽略的一環。但這可以幫助你評估各項目標進展,並重新排定任務的優先順序。作者會在周日晚上進行每周回顧,建議大家可以選一個自己有空的時段專心的來做回顧。

以下是作者建議的11項每周回顧步驟: 

a. 收集所有待辦清單,包括總清單和情境清單
b. 將想到的新任務或專案加到總清單
c. 將新專案拆成任務
d. 根據情境分類新任務
e. 清空各類收件匣,比方說你的電子信箱
f. 審查總清單和情境清單,刪去不需要的任務
g. 留意重要且緊急的任務,將它們標為每日待辦清單的候選事項
h. 留意需要等待他人提供資源的任務,寫下預計收到資料的時間,以利追蹤
i. 檢查當前高價值任務的截止日期
j. 為新增到總清單和情境清單中的新任務,設定截止日期
k. 查看下一周行事曆,根據可用時間建立每日待辦清單

5. 更新你的目標清單

上面提到,需要把任務和目標連結。這裡可以參考《Goals!沒有目標,你哪裡都到不了!》中給的建議來建立目標。有了具體目標並更新回顧,可以幫助你更有動力完成待辦清單上的任務。

6. 避免陷入方法論的困境中

在時間管理領域,由於資訊爆炸的關係,往往會讓人陷入方法論困境,不知道要怎麼選擇、整合並應用。作者提醒,任何生產力系統,都是為了幫助你如期完常正確的事情。不要迷失在方法論中,而忘記了這最基本的初衷。

7. 建立且遵循適合你的系統

沒有完美的系統,只有適合自己的。對他人有用的方法,可能你就是無法操作。重點是: 你的系統應該能幫助自己讓工作流程更順暢。

8. 持之以恆

不管有了再好的系統,無法持之以恆,一切就是徒然。要建立一套可以順利運作的系統,而不是壓垮自己的系統。




★任何系統都應該是幫助自己而非壓垮自己
 

【總結】

總的來說,作者在書中點出許多待辦清單盲點,也提出解決辦法。同時,書末也貼心提供練習冊,讓你可以有所依循的來修改自己的待辦系統。

很喜歡作者說的: 「不追求完美,跌倒後站起來就好,並試者找出原因。」完美的系統是不存在的,能做的就是不斷學習並調整。
任務管理的重點並不是系統本身,而是藉系統性的規劃,一步步接近自己的目標。

如果你是剛開始學習時間管理技巧,這本書可以提供你簡要的執行方向。如果你已經有一套可運作系統,這本書也可以給你一些優化的想法。願大家都能找到最適合自己的模式囉!



☞本文/圖經授權轉載自方格子(原標題:《一流工作者都在用的待辦清單》: 10原則,帶你脫離待辦事項苦海!
 


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